Incidentenprocedure

Dit is de incidentenprocedure van Boonman-Versluis Trainingen¹.
Tijdens de uitvoering van de werkzaamheden kunnen zich incidenten voordoen. Door vroegtijdig te reageren op signalen wil Boonman-Versluis Trainingen voorkomen dat deze incidenten plaats vinden. Mochten er toch incidenten hebben plaatsgevonden, dan willen wij er alles aan doen om herhaling van het incident te voorkomen. Hiervoor is een incidentenprocedure opgesteld, waarin de verschillende acties zijn omschreven en wij ook hebben opgenomen op welke momenten er een verantwoordelijkheid is voor melding van het incident door de directeur bij de Inspectie voor de Gezondheidszorg en Jeugd. Onderstaand wordt de incidentenprocedure beschreven.
Deze procedure beschrijft de wijze waarop incidenten worden geregistreerd en afgehandeld.

Definitie
“Een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van de zorg en heeft geleid, had kunnen leiden of zou kunnen leiden tot schade bij de cliënt. (bron: uitvoeringsbesluit WKKGZ).

Procedure

1. Boonman-Versluis Trainingen (direct na de klacht):

  • Stelt vast dat er incident en/of gevaarlijke situatie heeft plaats gevonden;
  • Neemt direct de noodzakelijke maatregelen;
  • Legt het incident / de gevaarlijke situatie vast op het formulier ‘Incidentmelding’.

2. Boonman-Versluis Trainingen (periodiek, maandelijks):

  • Verzamelt elke maand de meldingen;
  • Neemt de melding wanneer deze voldoet aan de criteria over in het Beheersplan;
  • Archiveert het formulier ‘Incidentmelding’ binnen de hiervoor bestemde (digitale) map binnen het kwaliteitmanagementsysteem;
  • Vult in het Beheersplan de melding in voor zo ver mogelijk, waar nodig wordt de melder op de hoogte gebracht; 
  • In de diverse overleggen met de cliënt of (zorg) instelling komt de registratie standaard terug, dus ook de gemelde incidenten;
  • Beslist of de melding nadere acties of overleg behoeft en sluit de melding hierna af. 

3. Boonman-Versluis Trainingen (periodiek, half jaarlijks)

  • Loopt minimaal tweemaal per jaar het beheersplan door en neemt incidenten uit dit register over in het risicoregister wanneer deze er nog niet in staan;
  • Bepaalt of een verdere risico-analyse nodig is aan de hand van de risicoscore;
  • Beoordeelt de genomen maatregelen op effectiviteit.

Criteria beheersplan
Meldingen worden in het beheersplan opgenomen wanneer:

  • Er letsel is ontstaan, voor een cliënt of medewerker;
  • Het gaat om een medicatie incident;
  • Wanneer dit besloten wordt door betrokkenen.

Vanuit het beheersplan worden oorzaken van het incident in kaart gebracht met als doel een maatregel toe te passen om mogelijke herhaling van het incident te voorkomen.
Indien er sprake is van een calamiteit wordt gebruikt gemaakt van de PDCA-methode (Plan, Do, Check, Act).
De meldingen worden gebruikt als input voor de jaarlijkse organisatiebeoordeling.
Er wordt afgewogen of gedane meldingen ook bij het Inspectie voor de Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) gemeld dienen te worden.

Bewaking van de deskundigheid rondom incidentmeldingen wordt standaard opgenomen in het punt van aandacht in de jaarlijkse organisatiebeoordeling. Daarnaast wordt periodiek beoordeeld of aanvullende scholing noodzakelijk is voor de trainers van Boonman-Versluis Trainingen. Dit wordt meegenomen in het opleidingsplan.

Nazorg
Na een incident of calamiteit kan het voor zowel cliënt als medewerker waardevol zijn extra nazorg te ontvangen.
Bij incidenten is de nazorg voor medewerkers veelal in de overleggen waarin het incident aan bod komt en op het moment zelf door de aanwezige eindverantwoordelijke. Wanneer een cliënt merkbaar betrokken is geweest wordt aan de hand van het incident op initiatief van en onder verantwoordelijkheid van de Boonman-Versluis Trainingen passende nazorg gegeven.

Een calamiteit kan voor zowel cliënt, bezoeker als medewerker grotere traumatische gevolgen hebben. Daarom wordt na een calamiteit altijd intern besproken besproken, al dan niet gezamenlijk. De cliënt en bezoeker worden altijd met de nodige zorg tegemoet gekomen. Voor de omgang met calamiteiten is het calamiteitenplan opgesteld.

Definitie melding inspectie
Boonman-Versluis Trainingen is verplicht binnen 72 uur melding te maken bij de IGJ wanneer er een calamiteit of geweld in de zorgrelatie heeft plaatsgevonden, volgens artikel 1 van de Wet Kwaliteit, Klachten en Geschillen Zorg.

Hieronder worden de definities van deze meldingen en de overige verplichte meldingen weergegeven.

Definities voor meldingen (welke gemeld moet worden bij de toezichthoudende organen)
Calamiteit (IGJ)
een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis, die betrekking heeft op de kwaliteit van de zorg en die tot de dood van een cliënt of een ernstig schadelijk gevolg voor een cliënt heeft geleid.
Geweld in de zorgrelatie (IGJ
seksueel binnendringen van het lichaam van of ontucht met een cliënt, alsmede geweld jegens een cliënt, door iemand die in dienst of in opdracht van een instelling of opdrachtnemer van een instelling werkzaam is, dan wel door een andere cliënt met wie de cliënt gedurende het etmaal of een dagdeel in een accommodatie van een instelling verblijf.
Ontslag wegens disfunctioneren (IGJ)
Ontslag van een medewerker binnen het primair zorgproces wegens ernstig tekortschieten in de uitvoering van de werkzaamheden waardoor de veiligheid van cliënten in het geding komt.
Arbeidsongeval (Inspectie SZW)
een gebeurtenis op het werk of in werktijd die onmiddellijk leidt tot schade aan de gezondheid, zodanig ernstig dat het slachtoffer moet worden opgenomen in het ziekenhuis, er sprake is van blijvend letsel of het slachtoffer overleden is.
Ernstig Datalek (AP)
toegang tot persoonsgegevens of vernietiging, wijziging of vrijkomen van gegevens zonder dat dat de bedoeling is

Voor het indienen van een melding bij de Inspectie maakt Boonman-Versluis Trainingen gebruik van het digitale meldingsformulier van IGJ via onderstaande link:
https://survey.igz.nl/mrIWeb/mrIWeb.dll?I.Project=IGZ_VESTIGINGSNUMMERCONTROLEV2&i.user1=IGZ_VMIT&i.user2=https://survey.igz.nl&i.user3=web&i.user4=Participants&i.user5=Participants&i.user6=Vestigingsnummerstabelnaam 

¹Voor de ontwikkeling en uitvoering van trainingen is Trainingsbureau Versluis een samenwerkingsverband aangegaan met ContACT Training in de persoon van Nicolle Boonman, samen genoemd Boonman-Versluis Trainingen. 
Waar u Boonman-Versluis Trainingen leest, wordt het samenwerkingsverband tussen beide eenmanszaken  bedoeld.